Такой вид документооборота, как секретное делопроизводство, можно описать как деятельность государственных и негосударственных организаций по разработке, учету, хранению и ликвидации документальных и цифровых носителей гостайны.
Специфика секретного делопроизводства
- Должностные лица, осуществляющие какие-либо манипуляции с носителями государственной тайны, допускаются к работе только после проведения соответствующей проверки и получения допуска к гостайне определённой категории.
- Существует ряд строго регламентированных и жёстких правил по работе с носителями гостайны, которые должны неукоснительно соблюдаться и не могут быть двояко истолкованы.
- Межведомственная комиссия по защите гостайны утверждает все решения по движению, изменению, уничтожению документации категории «Совершенно секретно» и «Сведения особой важности».
- В учреждении, где ведётся работа с государственной тайной, разрабатывается документация, регламентирующая делопроизводство, имеется подразделение, контролирующее соблюдение режима секретности лицами, допущенными к работе с носителями гостайны.
- В стандартном построении отделов предприятия, подразделение, занимающееся работой с носителями гостайны, имеет наименование «режимно-секретное» и располагается вверху иерархической цепочки по степени важности (именно поэтому его часто называют «1-й отдел»).
Отдельная тема — это меры по информационной защите рабочих мест сотрудников, обеспечение технической безопасности и укреплённости режимных помещений и мест хранения носителей гостайны. Всё это подлежит периодической аттестации и сертификации.
Подробнее: Правила работы с секретными документами, содержащими гостайну
Помимо технической защиты информационных систем и помещений, секретный документооборот подразумевает тщательный подбор кадров, постоянные инструктажи, обучение со сдачей зачётов — всё это неотъемлемая часть огромного комплекса мероприятий по защите гостайны.
Способы организации секретного делопроизводства на предприятии
Организационные мероприятия по введению РСП в работу — дело очень непростое и недешёвое. «Решить вопрос» или где-то упростить процедуру не получится, — государство строго контролирует работу 1-го отдела, что неудивительно, так как это напрямую касается его безопасности. Перед запуском придётся затратить примерно год на организацию и несколько миллионов рублей на материальное оснащение, прежде чем со спокойной душой вести секретный документооборот на своем предприятии.
Более быстрый и выгодный вариант, который допустим при получении лицензии ФСБ — это договор на режимно-секретное обслуживание с РСП организации-заказчика закрытых работ. Выгода очевидна — экономия своих ресурсов и времени при организации своего отдела, отсутствие необходимости в осуществлении постоянного контроля и обеспечения его деятельности. При этом вы можете рассчитывать на надлежащее ведение секретного документооборота, соответствие лицензионным требованиям ФСБ.
Подробнее: Свой 1-й отдел или режимно-секретное обслуживание: что выбрать?
Чтобы ФСБ при лицензировании не забраковала выбранную компанию, обратите внимание на следующие моменты:
1.Действительна ли лицензия ФСБ на оказание услуг по защите гостайны у компании-заказчика, хватит ли срока её действия для получения лицензии на гостайну вашей компанией. Помимо лицензии должны быть документы, подтверждающие наличие между сторонами договорных отношений, то есть, соискатель лицензии должен быть исполнителем работ либо поставщиком товаров для фирмы-заказчика по договору (контракту).
2. Наличие замечаний при прохождении проверки ФСБ. Если замечания касаются существенных нарушений в процессе оказания услуг по защите гостайны, можно сделать вывод о том, насколько ответственно организация относится к обслуживанию контрагентов, а также насколько вероятен отказ в выдаче лицензии ФСБ на работу с гостайной при наличии договора с таким РСП.
3. Объективная возможность оказывать услуги в достаточном объёме. Изучите штат, организацию и схемы работы, количество других компаний на обслуживании и качество услуг.
4.Географическое расположение компании: чем ближе находятся РСП и ваша фирма, тем меньше возникнет вопросов при проверке ФСБ и последующем лицензионном контроле. В идеале лучше заключить договор с 1-м отделом, расположенном в вашем городе (регионе).
Разумеется, это не все нюансы, на которые нужно обратить внимание при выборе услуг РСП. Более подробно узнайте у нашего специалиста.