Правила работы с секретными документами, содержащими гостайну

Правила работы с секретными сведениями на предприятии обеспечиваются не только надлежащей организацией пропускного режима и оборудованием защищённых помещений и средств связи. Главный фактор — опыт и готовность сотрудников соблюдать все требования работы с секретной документацией и носителями гостайны, выполнение правил получения, хранения и передачи информации и соблюдение запретов на разглашение. О том, какие требования предъявляются к режимным помещениям, мы писали ранее:

Подробнее: Требования к режимным помещениям

Для соблюдение секретности сотрудниками необходимо предусмотреть их обучение и периодические инструктажи, контроль за выполнением правил с помощью внутренних аудитов, создание условий для того, чтобы правила были понятными и выполнимыми.

Все сотрудники, которые будут работать с секретной информацией и документами, должны ещё до назначения на должность оформить допуск к государственной тайне соответствующей степени секретности. При заключении трудового договора (контракта) такие работники дают подписку о неразглашении гостайны. Контроль за тем, как сотрудники выполняют обязательства по работе с секретными сведениями и соблюдают правила защиты государственной тайны на предприятии, осуществляет режимно-секретное подразделение, или Первый отдел.

Сотрудники, имеющие допуск к гостайне, знакомятся только с теми документами и выполняют только ту работу, которые необходимы им для выполнения должностных обязанностей и поставленных задач. Руководители организаций и частных фирм с лицензией ФСБ на гостайну обязаны руководствоваться принципом необходимости и достаточности сведений, предоставляя доступ к секретным сведениям конкретному сотруднику.

Правила работы с секретными документами

Все сотрудники обязаны знать правила учёта, хранения и работы с документами, содержащими гостайну, в той мере, которая касается выполнения ими служебных задач. Для этого при приёме на работу они в обязательном порядке должны ознакомиться с соответствующими инструкциями и регламентами работы, пройти инструктаж.

Подробнее: Сотрудники как уязвимость в защите информации

• Сотрудники обязаны строго хранить в тайне секретную информацию, ставшую им известной в ходе выполнения служебных обязанностей, в том числе пресекать действия иных лиц, которые могут привести к разглашению гостайны.
• Сотрудники, составляющие и подписывающие документ, должны правильно определить его степень секретности и проставить соответствующий гриф на титульном листе документа в правом верхнем углу. При этом нужно опираться на Перечень сведений, отнесённых к государственной тайне и Правила отнесения сведений, составляющих гостайну, к различным степеням секретности. Если документ содержит сведения, относящиеся к разным степеням секретности, присваивается наивысшая степень секретности сведений, содержащихся в документе.
• При составлении документов под грифом секретности ограничиваться минимально необходимыми секретными сведениями, определять число экземпляров документов строго в связи со служебными потребностями, использовать при этом прошитые и пронумерованные тетради, которые учтены в режимно-секретном подразделении.
• При получении секретного документа на исполнение обязательно проверить наличие учётного номера, грифа секретности, количество листов и экземпляров документа, а затем сравнить с информацией, указанной в карточке учёта и журнале. Если данные совпадают, нужно расписаться в получении, обязательно указав дату реальной передачи документа в руки.
• Секретные документы, полученные для работы, вносятся во внутреннюю опись и хранятся в отдельной папке (нельзя допустить, чтобы в одной папке хранились секретные и несекретные документы). По окончании работы документы складываются в папку и запираются в железном шкафу (сейфе), который по окончании рабочего дня должен быть опечатан.
• После исполнения документа необходимо вовремя возвращать его в архив с пометкой «В дело». Все записи об исполнении, замечания и другие записи делают на самом документе.
• В случае обнаружения пропажи личной печати, ключей от сейфа и режимных помещений, экземпляров секретных документов или их отдельных листов необходимо немедленно оповестить об этом РСП.
• В случае убытия (увольнение, отпуск, командировка и т. д.) необходимо отчитаться перед 1-м отделом обо всех секретных документах, полученных в ходе работы. Предоставлять все секретные документы, учтённые за сотрудником и имеющиеся в распоряжении, а также их внутренние описи по требованию сотрудников РСП. В случае служебных проверок по фактам утраты документов с грифом секретности, разглашения гостайны, нарушения правил секретного документооборота предоставлять объяснительные записки на имя руководителей организации.
• Запрещается использовать секретные сведения в несекретных переписках и обычных рабочих процессах. Запрещается снимать копии с документа без специального разрешения 1-го отдела, вести переговоры по вопросам, содержащим гостайну, в незащищённых помещениях или по обычным средствам коммуникации. Запрещается изготавливать (в том числе печатать, создавать) секретные документы на незащищённом компьютере или на дому, а также перевозить грифованные документы на общественном транспорте или пересылать обычной почтой или через службы доставки.

Подробнее: Спецсвязь — универсальный «перевозчик» для государства и бизнеса

В целях контроля за тем, как работники выполняют правила обращения с государственной тайной, ФСБ может провести проверку предприятия. Многие организации по своей инициативе периодически проводят аудиты и локальные проверочные мероприятия, чтобы выявить проблемы и предотвратить возможную утечку данных. Однако многое зависит от самих сотрудников, их сознательности и мотивации.

Работа с шифрованными данными

Срочная секретная информация поступает и отправляется по защищённым соединениям в виде шифротелеграмм, которые составляются в единственном экземпляре. Получением, хранением и ознакомлением работников с такими телеграммами осуществляет режимно-секретный отдел.

Ознакомиться с шифротелеграммой может его адресат и исполнитель только по письменному указанию руководителя организации. По окончании ознакомления и об исполнении телеграммы исполнитель делает отметку с датой и временем, а также ставит свою разборчивую подпись. Все резолюции и указания делаются прямо на шифротелеграммах, использование для этого отдельных документов или листов не допускается. Передача зашифрованных телеграмм между исполнителями производится исключительно через 1-й отдел.

Подробнее: Секретный документооборот

При получении и передаче шифротелеграмм запрещается передавать текст и в зашифрованном, и в открытом виде, как и передавать текст через обычные незашифрованные каналы связи. Так же, как и в случае с секретной документацией, запрещено делать копии и записи расшифровок на неучтённых листах бумаги или иных секретных документах.

При этом можно составлять справки по содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм, которые учитываются в РСП как отдельные документы соответствующей степени секретности. При необходимости можно включать информацию оттуда в отдельные секретные документы, при этом не ссылаясь на шифротелеграмму (упоминание сведений допустимо, если степень секретности шифротелеграммы не выше степени секретности документа, в который предполагается внести сведения).

Несоблюдение указанных правил чревато разглашением государственной тайны или утратой носителей секретной информации, а это — прямое основание для уголовной ответственности и наказания вплоть до лишения свободы. Многое зависит от сотрудников, но ключевую роль играет 1-й отдел — собственный или тот, что предоставляет режимно-секретные услуги.

Мы помогаем правильно организовать работу с гостайной при получении лицензии ФСБ или покупке готовой фирмы с лицензией на гостайну. Знаем всё о работе с секретными сведениями и помогаем подготовиться к участию в закрытых госзакупках. Есть вопросы? Обращайтесь!