В отличие от иных разрешительных документов, получение лицензии ФСБ на работу с государственной тайной требует довольно серьёзной подготовки и включает в себя несколько этапов:
- подготовка документов фирмы;
- подготовка руководителя (допуск, обучение или аттестация);
- поиск заказчика работ, оформление ходатайства и подтверждение степени секретности сведений;
- заключение договоров на оказание услуг секретного делопроизводства (при необходимости);
- специальная экспертиза ФСБ;
- выдача лицензии на гостайну.
В связи с поправками в законодательстве в 2019 году, порядок получения лицензии ФСБ на гостайну несколько изменился.
Подготовка документов
Включает в себя два самостоятельных мероприятия: приведение документов компании в соответствие лицензионным требованиям ФСБ и сбор документов по ходу подготовки — для подтверждения готовности компании работать с гостайной и обеспечить сохранность секретных сведений.
Можно сказать, что порядок получения лицензии ФСБ на гостайну заключается в поэтапном сборе документов и предоставлении их на проверку в отдел лицензирования.
Первичная подготовка начинается с аудита существующих документов: Устава ООО, штатного расписания, инструкций и регламентов по работе с гостайной и т.д.
Из представляемых документов должно быть видно, что:
- главный документ компании (Устав) составлен с учетом специфики работы с гостайной, и устанавливает особые требования к руководству, порядку отчуждения долей, реорганизации, ликвидации и т.д.;
- руководитель имеет допуск по форме, соответствующей степени секретности данных, с которыми предстоит работать, и несет повышенную ответственность за обеспечение режима секретности на предприятии;
- фирма имеет необходимое программное и техническое обеспечение для создания защищенной среды обработки данных;
- в компании приняты локальные акты, устанавливающие правила и методы работы с гостайной, требования к персоналу, ответственность за соблюдение данных норм;
- при необходимости в фирме оборудовано и проверено защищенное помещение для работы с секретной информацией, что подтверждается аттестатом защищенности, сертификатами на технику, лицензиями на ПО и т.д.
Чтобы узнать, соответствуют они требованиям ФСБ или нет, лучше запросить аудит или консультацию специалистов. Это сэкономит вам пару месяцев на выявлении ошибок, возврате документов для исправления, повторных проверках. Наша практика показывает, что непредоставление необходимых документов и их недостатки — причина отказа в выдаче лицензии в 80% случаев.
Вторая часть пакета документов — это бумаги, которые выдаются в ходе подготовок и проверок: форма допуска, ходатайство заказчика, свидетельство об обучении директора по защите ГТ или аттестат, заключение спецэкспертизы и т.д. В зависимости от специфики деятельности фирмы перечень второй части может меняться (например, ФСБ может затребовать данные о контрагентах с иностранным участием).
Подготовка руководителя ООО
Основная часть этого этапа — проверка вашего директора со стороны ФСБ, которая занимает от 1 до 5 месяцев в зависимости от формы допуска. Быстрее всего идет оформление допуска по форме 3 («секретно»), тщательнее и дольше всего проверяют претендентов на допуск к сведениям категории «особой важности».
Получение допуска к гостайне со стороны директора заключается в нескольких действиях (по ссылкам — подробно):
- заполнение анкеты по форме Ф4;
- предоставление документов, подтверждающих анкетные данные (дипломы, свидетельства, документы о трудовом стаже и т.д.);
- оформление медсправки для гостайны (форма 989-н);
- дача согласия на ограничение неприкосновенности частной жизни при проведении проверочных мероприятий ФСБ.
Чтобы без проблем получить допуск, рекомендуем заранее подобрать на пост руководителя человека, соответствующего требованиям Инструкции. Это сократит риск отказа, а также срок проверочных мероприятий в отношении заявителя.
При этом учитывайте новые поправки в Инструкцию о допуске к государственной тайне, касающиеся оснований для отказа.
Статья по теме: Новые основания для отказа в допуске к государственной тайне
Помимо оформления допуска к гостайне, руководителю придется пройти либо обучение по защите государственной тайне, либо аттестацию (как отдельное мероприятие или в рамках спецэкспертизы). И то и другое предполагает, что руководитель изучил нормативно-правовую базу касательно защиты ГТ, а также основы организационного и технического обеспечения защиты секретных сведений в процессе деятельности фирмы, после чего в ходе экзамена подтвердил свои знания.
Основание оформления лицензии
Лицензии на гостайну не выдаются просто так, «про запас» — для этого нужен заказчик, который ходатайствует о необходимости выдать лицензию для выполнения конкретного договора и подтвердит степень секретности работ, с которыми предстоит иметь дело будущему лицензиату.
В этот этап входят:
- поиск и оформление предварительного договора с заказчиком закрытых работ;
- подтверждение степени секретности;
- получение ходатайства для ФСБ.
В 2019 году в связи с изменениями в законодательстве у соискателей появилась возможность подтвердить степень секретности без участия заказчика. Об этом, а также о новом порядке подтверждения мы писали подробно:
Статья по теме: Правила подтверждения секретности сведений, составляющих гостайну
В результате процедура оформления ходатайства и сопутствующих документов стала более понятной. Тем не менее, основная сложность получения лицензии на работу с гостайной в 2021 году осталась прежней: найти заказчика закрытых работ, который согласится выдать ходатайство и дождаться оформления лицензии подрядчиком.
Заключение договора на услуги секретного делопроизводства
Для лицензирования не обязательно создавать собственный режимно-секретный отдел — это дорого, долго и в большинстве случаев не требуется для ведения деятельности. Исключение: если фирма будет участвовать в госзакупках, где в условиях тендера указано, что наличие собственного Первого отдела — обязательное требование. В остальных случаях выгоднее заказать ведение делопроизводства в сторонней организации.
В связи с частыми случаями недобросовестного оказания услуг по защите гостайны ФСБ особо обращает внимание на то, с каким именно РСП заключен договор. Для наших клиентов мы составили список надёжных компаний, с которыми можно сотрудничать без риска получить отказ в лицензировании. Если нужно проконсультироваться по вопросам выбора фирмы с лицензией 1 отдела, закажите звонок нашего специалиста.
Специальная экспертиза ФСБ
Заключительный этап подготовки к лицензированию — проверка соответствия фирмы-соискателя лицензионным требованиям. К этому моменту должны быть готовы:
- все документы фирмы;
- документы на сопутствующие услуги (договор аренды офиса и других помещений, договор с РСП, договор на техническое обслуживание оборудования и т.п.);
- ходатайство заказчика работ;
- документы на материальные ресурсы фирмы;
- документы на руководителя фирмы;
- помещения, где ведется работа с гостайной.
Спецэкспертиза ФСБ по сути — это выездная проверка организации на готовность работать с гостайной. Проводится либо сотрудниками ФСБ, либо аккредитованной организацией. Второй вариант встречается чаще.
Статья по теме: Как проводится специальная экспертиза ФСБ
Срок проведения — до 45 дней, однако в связи с загруженностью ожидать спецпроверки можно и дольше. Есть данные, что в регионах проверочные мероприятия в порядке получения лицензии ФСБ на гостайну проводятся быстрее в силу меньшей нагрузки на проверяющих. Поэтому, собираясь оформить лицензию ФСБ в Москве, Санкт-Петербурге, а также в других городах-миллионниках, закладывайте в предполагаемый срок еще 2-3 месяца. А если сроки поджимают, вы можете купить готовую фирму с лицензией ФСБ на гостайну или пройти процедуру в регионах.
Нужна помощь в получении лицензии ФСБ или подборе готовой организации с лицензией на гостайну? Обращайтесь, мы поможем!